مركز الوثائق بالجامعة يقيم ورشة عمل التحول الرقمي للوثائق

حضرها موظفي وموظفات الاتصالات الإدارية والارشيف بالجامعة

مركز الوثائق بالجامعة يقيم ورشة عمل التحول الرقمي للوثائق

د. علي مسملي: الحراك التطويري مستمر لتحقيق الأمن الوثائقي وإعداد الكفاءات الوطنية

د يزيد الحميدان: الارتقاء بالوعي الوثائقي بالجامعة مستهدف رئيس لمركز الوثائق

أفتتح سعادة وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير أ.د. علي بن محمد مسملي ورشة عمل نظم إدارة الوثائق (التحول الرقمي للوثائق) لموظفي وموظفات الاتصالات الإدارية والأرشيف بالجامعة التي أقامها مركز الوثائق بالجامعة يوم الأربعاء 13 جمادى الأولى 1444هـ الموافق 7 ديسمبر 2022م، الساعة التاسعة والنصف صباحاً بقاعة الدروازة بمبنى رقم 17 بمركز الجامعة، وتضمن الورشة أربعة أوراق عمل وشهدت حضوراً وفيراً وحضرها عدد من قيادات الجامعة وعمدائها، وأعضاء اللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة.

خطوات واثقة

بدأت الورشة بكلمة لسعادة وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير الأستاذ الدكتور علي مسملي ذكر فيها أن الجامعة تخطو خطوات واثقة إلى تحقيق رؤيتها الاستراتيجية لبلوغ الريادة العالمية والتميز في بناء مجتمع المعرفة، متخذة الحراك التطويري المستمر نهجاً تلتزم به لتحقيق إنجازات نوعية في شتى المجالات واضعة نصب أعينها أهمية المشاركة الفعّالة في تحقيق مستهدفات رؤية السعودية 2030، تلك الرؤية المباركة التي أصبحت ثمارها شاهدة على إنجازات المملكة في شتى المجالات.

أهداف الورشة

أضاف سعادة الأستاذ الدكتور علي مسملي أن ورشة عمل نظم إدارة الوثائق (التحول الرقمي للوثائق)

 التي عمل عليها مركز الوثائق بالجامعة تستهدف تحقيق عدد من الأهداف منها: شرح منهجية تطبيق الدليل الإرشادي لتنظيم الوثائق، واكساب المشاركين مهارة إدارة الوثائق السرية، ورفع الوعي الوثائقي لدى العاملين بالجامعة، والتعرف على الأساليب العلمية المتبعة في التحول الرقمي للوثائق؛ إضافة إلى تفعيل دور مركز الوثائق بالجامعة في تطبيق لوائح وأنظمة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

بيت الخبرة

وقد أوضح سعادة الدكتور علي مسملي أن هذه الورشة تأتي ضمن جهود مركز الوثائق بالجامعة لتحقيق رؤيته بأن يكون بيت خبرة ومرجعية متميزة في أعمال الوثائق والمحفوظات محلياً وإقليمياً، عن طريق تحقيق رسالته لتحقيق التميز فيما يتعلق بنظم إدارة الوثائق وفقاً للمعايير المحلية والدولية من خلال تأهيل الكوادر البشرية المتخصصة، وتقديم الاستشارات الفنية داخل الجامعة وخارجها، وتطوير البنية التحتية والتقنية الداعمة، وعقد شراكات محلية وإقليمية فاعلة، وأن ذلك سوف يتحقق –بمشيئة الله- عن طريق تأهيل مركز الوثائق ليكون مرجعية إدارية استشارية محلياً وإقليمياً، وبناء الكوادر البشرية الماهرة في العمل الوثائقي، ودعم عمليات التحول الرقمي بالجامعة وخطط التنمية المستدامة بالمملكة الخاصة بحفظ الوثائق.

الدليل الارشادي

كما ذكر سعادة وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير أن الجامعة دشنت مؤخرًا الدليل الارشادي لتنظيم الوثائق بالجامعة الذي يهدف إلى توضيح أنظمة ولوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات لموظفي وموظفات وحدات الاتصالات الإدارية والأرشيف بالجامعة، ويكتسب الدليل أهمية خاصة كونه أداة توضيح للأوامر السامية الكريمة ذات العلاقة بتنظيم وحفظ وإدارة الوثائق الرسمية، كما يعمل الدليل الارشادي على توحيد الإجراءات الفنية والإدارية لكافة الوحدات في الجامعة بما يتوافق مع الخطة الاستراتيجية للجامعة، ويستفيد منه جميع وحدات الجامعة وكلياتها.

شكر وتقدير

واختتم سعادة وكيل الجامعة للتخطيط كلمته بتوجيه الشكر لمعالي رئيس الجامعة لدعمه المستمر، والشكر لسعادة المشرف على مركز الوثائق وجميع منسوبي مركز الوثائق والقائمين على تنظيم هذه الورشة والزملاء الأعزاء المتحدثين الذين يثرون هذه الورشة بفيض علمهم لمساعدة مركز الوثائق بالجامعة في تحقيق أهدافه ولمشاركين والمشاركات في الورشة

أوراق العمل

ناقشت الورشة أربعة أوراق عمل هي:

الأولي: نظم إدارة الوثائق: قدمها سعادة الدكتور عبد الله بن حسن الشهري تناولت عدد من الموضوعات ومنها: تعريف الوثائق، ومحتوى الوثائق، وأنواع الوثائق، ومراحل الدورة المستندية، مصطلحات مهمة ذات علاقة.

الثانية: الوثائق السرية: قدمها سعادة الدكتور معتصم بن عبد الرحمن الفضل، تناولت عدد من الموضوعات ومنها: مفهوم الوثائق السرية، وتصنيف الوثائق السرية، وإجراءات حماية الوثائق السرية، والأخطاء البشرية في حماية الوثائق السرية، ونظام عقوبات نشر الوثائق السرية، ولائحة الاطلاع على الوثائق السرية، وضوابط اخراج الوثائق السرية من الجهات الحكومية، والتحول الرقمي للوثائق السرية، وأمن البيئة الرقمية في الوثائق السرية.

الثالثة: الوثائق التاريخية: قدمها سعادة الدكتور أيمن بن وجدي أحمد، تناولت عدد من الموضوعات منها: المفهوم العام للوثائق التاريخية، والمفهوم الاجرائي للوثائق التاريخية كما عرفتها لائحة الحفظ الصادرة عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ومن يحدد قيمة الوثائق؟ ولائحة تقويم الوثائق، وتحديد الأداة التي نعتمد عليها في تحديد مدد حفظ الوثائق، وفئات الوثائق التاريخية، وأنواع الوثائق التي تحفظ حفظاً دائماً، ونوع الترحيل للوثائق التاريخية ومتى يتم تجهيزها.

الرابعة: التحول الرقمي للوثائق: قدمها سعادة الدكتور يزيد الحميدان وتضمنت شرحاً تفصيلاً للدليل الارشادي لتنظيم الوثائق وما يتضمنه من موضوعات منها: تنظيم الوثائق، والتعقيم، والفرز، والترتيب، والتوثيق، والرقمنة، والإتلاف، والترحيل، كما تضمنت ورقة العمل أمثلة عملية لعمليات التحول الرقمي للوثائق.

الوعي الوثائقي

وقد ذكر سعادة الدكتور يزيد الحميدان المشرف على مركز الوثائق أن الارتقاء بالوعي الوثائقي بالجامعة عامة ولدي موظفي وموظفات الاتصالات الإدارية والارشيف خاصة أحد مستهدفات مركز الوثائق، وهو الأمر الذي يحرص عليه المركز من خلال الزيارات المتتالية لوحدات الجامعة وورشة العمل ، ووجهة الدكتور يزيد الحميدان الشكر لسعادة وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير ولجميع أعضاء اللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة وفريق العمل المشارك في إعداد الورشة ولجميع الحضور والمشاركين والمشاركات، موضحاً أن المركز يواصل تحقيق أهدافه الاستراتيجية لتحقيق رؤيته المستقبلية ليكون بيت خبرة ومرجعية متميزة في أعمال الوثائق والمحفوظات محلياً وإقليمياً، كما أوضح المشرف على مركز الوثائق أن إقامة ورشة عمل نظم إدارة الوثائق سوف يعقبها تنفيذ خطة عمل تتضمن زيارات وحدات الجامعة وتنفيذ إجراءات متابعة للوثائق تتضمن فرز الوثائق واتلافها بوحدات الجامعة، وإعداد قوائم الوثائق التي يجب ترحيلها لمركز الوثائق بالجامعة، والأرشفة الإلكترونية.