الجامعة تعقد الندوة الأولى لمركز الوثائق بجامعة الملك سعود: التأسيس والطموح

برئاسة وكيل الجامعة للتطوير والجودة الدكتور يوسف عسيري عقدت اللجنة المنظمة للندوة الأولى لمركز الوثائق بجامعة الملك سعود: التأسيس والطموح اجتماعاً لمناقشة الترتيبات النهائية للندوة المقرر عقدها في الخامس من شهر ربيع الأول الموافق للسادس عشر من شهر ديسمبر ، في تمام الساعة العاشرة صباحاً بقاعة الدرعية للرجال وللنساء في قاعة المؤتمرات (1) بالمدينة الجامعية للطالبات. استعرض الاجتماع إنجازات اللجنة المشكلة بفرعيها العلمية والتنفيذية، وكشف الاجتماع عن توجيه الدعوة لمشاركة العديد من الجهات ذات العلاقة بالمعرض المصاحب؛ منها خمسة وثلاثون شركة متخصصة، وخمسة جهات حكومية، إضافة لاثنين من كراسي البحث بجامعة الملك سعود هما كرسي الملك سلمان بن عبد العزيز للدراسات التاريخية والحضارية للجزيرة العربية وكرسي الأمير نايف بن عبد العزيز لدراسات الأمن الفكري وهي جهات تولى اهتماماً بالغاً بعمليات حفظ الوثائق، كما كشف الاجتماع عن توجيه الدعوة  لثلاثون جهة حكومية من داخل مدينة الرياض لحضور الندوة، واستعرض الاجتماع الأمور التنظيمية والتنسيقية والإعلامية الخاصة بالندوة.

    وقد أوضح الدكتور يوسف عسيري رئيس اللجنة المنظمة أن الندوة الأولى لمركز الوثائق بجامعة الملك سعود: التأسيس والطموح تشرف برعاية معالي مدير الجامعة الدكتور بدران العمر وبتشريف ومشاركة معالي الدكتور فهد بن عبدالله السماري مستشار خادم الحرمين الشريفين الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز والمشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ، وأن برنامج الندوة يتضمن العديد من الفعاليات منها كلمة لمعالي مدير الجامعة، وكلمة لضيف الشرف والمتحدث الرئيسي معالي الدكتور فهد بن عبد الله السماري،  وتكريم ضيف الندوة والرعاة والمشاركين ، كما يتضمن البرنامج افتتاح المعرض المصاحب للندوة، ثم استعرض أوراق العمل والمشاركات العلمية.

    وذكر وكيل الجامعة للتطوير والجودة رئيس اللجنة المنظمة أن الندوة تتضمن مشاركات علمية قيمة متخصصة في المجال، حيث يقدم الدكتور سعيد عسيري ورقة عمل بعنوان: مركز الوثائق بجامعة الملك سعود: التأسيس والطموح، بينما يقدم الورقة الثانية المركز الوطني للوثائق وهي بعنوان: الوثائق: الأنظمة واللوائح، ويقدم الدكتور عصام عيسوي ورقة العمل الثالثة بعنوان: تنظيم الوثائق، فيما تقدم الشركة الراعية ورقة العمل الرابعة بعنوان الأرشفة الالكترونية للوثائق، أما الورقة الخامسة فسيقدمها الدكتور علي العلي من دارة الملك عبدالعزيز حول التحول الرقمي للوثائق ومعاييرها واجراءاتها؛ كما كشف الدكتور يوسف عسيري أن ندوة مركز الوثائق: التأسيس والطموح هي أحد الجهود التي يقوم بها مركز الوثائق بجامعة الملك سعود والذي يحضى بدعم ومتابعة من معالي مدير الجامعة، حيث يعمل المركز على تنفيذ خطة تطويرية شاملة، وأن الجامعة تحرص على دعوة ومشاركة الجهات المتخصصة في مجال حفظ الوثائق، للاستفادة من كافة الخبرات والتجارب في هذا الميدان.

    جدير بالذكر أن مركز الوثائق  بجامعة الملك سعود يعنى بجمع وتنظيم وثائق الجامعة، حيث أنشئ المركز في عام 1423هـ بقرار معالي مدير الجامعة بناءً على الأمر السامي الكريم رقم 7/1379/م وتاريخ 21/7/1416هـ المتعلق بضرورة إنشاء مراكز لحفظ وتنظيم وثائق الأجهزة الحكومية. ويرتبط تنظيمياً بوكيل الجامعة للتطوير والجودة. ويعد المركز وحدة إدارية متخصصة لاقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق وتنفيذ السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة بذلك في جامعة الملك سعود، ويعمل المركز وفق رؤية واضحة هي أن يكون المركز النموذجي المتميز محليا وإقليميا في الحفاظ على وثائق أعمال الجامعة وتنظيمها وإتاحة الوصول إلى المحتوى المعلوماتي بأيسر وأسرع الطرق لدعم اتخاذ القرار على مختلف المستويات بالجامعة.

    كما يسعى المركز إلى تنفيذ رسالته التي تعمل على تقديم العناية الفائقة بالوثائق الرسمية الناتجة عن أعمال كافة الوحدات الأكاديمية والإدارية والفنية بجامعة الملك سعود، وتطبيق كافة السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة باقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق الرسمية، ويسعى مركز الوثائق  إلى تحقيق عدد من الأهداف هي: التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق وسياساتها ولوائحها وللتعليمات والقرارات ذات العلاقة، نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة، العمل على إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات، الرصد التاريخي لوثائق ولوائح ومستندات الجامعة وتنظيمها.

ويتولى مركز الوثائق المهام التنفيذية والإجراءات العملية ذات العلاقة بالوثائق والمحفوظات وعلى وجه الخصوص اقتناء وجمع وثائق وحدات الجامعة وتنظيمها وحفظها وترميمها وفهرستها وتنظيم تداولها وتوفيرها عند الطلب، وتوفير المعلومات والبيانات المناسبة عن الوثائق في الوقت المناسب للمستفيدين من داخل الجامعة أو خارجها، وتهيئة الأماكن وتوفير السبل والأساليب والتقنيات المناسبة لحفظ وتنظيم وتداول الوثائق، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات والاتصال والتعاون مع اللجان والهيئات والجهات ذات العلاقة بالوثائق والمحفوظات داخل وخارج الجامعة، وإقامة حلقات العمل والدورات والندوات وإصدار المطبوعات والنشرات الوثائقية.