مبادرات التطوير والخدمات الإلكترونية الجديدة من عمادة القبول والتسجيل

استمراراً للجهود المبذولة من قبل عمادة القبول والتسجيل لمواكبة رؤية ورسالة الجامعة بتهيئة وتسهيل جميع الخدمات المقدمة لجميع المستفيدين، فقد تم بحمد الله الانتهاء من عدد من الخدمات الإلكترونية الجديدة و العمل جاري على إطلاق العديد من الخدمات الأكاديمية في الفترة القريبة القادمة بإذن الله. صرح بذلك سعادة الدكتور صالح بن مفلح آل صقر عميد شؤون القبول و التسجيل و أفاد سعادته بأن هناك أكثر من 25 خدمة إلكترونية جديدة تم تفعيلها أو في طور التفعيل خدمة لتطوير العملية التعليمية و تسهيلاً لإجراءات جميع المستفيدين .

أولاً: المبادرات التطويرية في القبول:

تبنت عمادة القبول والتسجيل آليةً للقبول ابتداءً من العام الدراسي 1437 / 1438هـ، تم بموجبها الاستغناء عن استلام الملف الورقي للمتقدمين، وذلك بعد الربط الإلكتروني مع كل من نظام وزارة التعليم (نور) والمركز الوطني للقياس والتقويم للوصول إلى نتائج الثانوية و اختبارات القدرات العامة و التحصيل الدراسي. و قد لاقت هذه المبادرة ترحيباً من جميع المستفيدين و سهلت مهمة التقديم على الجامعة دون الحاجة للحضور للجامعة أو تسليم أي مستندات .

و في سياقٍ متصل، تم و للمرة الأولى إتاحة استقبال طلبات التحويل للجامعة عبر بوابة خاصة لذلك بالتعاون مع عمادة التعاملات الإلكترونية و الاتصالات ، و قد مكنت هذه البوابة جميع المتقدمين من إدخال بياناتهم و تحميل مستنداتهم المطلوبة للتحويل الخارجي دون الحاجة لمراجعة الجامعة.

ثانياً : خدمات الكترونية للطلاب و الطالبات:

تم إتاحة عدد من الخدمات الإلكترونية لطلاب و طالبات السنة التحضيرية تتمثل في خدمة طلب التحويل بين مسارات السنة التحضيرية، و خدمة طلب تعديل التخصيص بعد السنة التحضيرية، حيث تتيح الخدمة الأولى للطلاب الراغبين في التحويل بين المسارات المختلفة للسنة التحضيرية (الصحية، العلمية ، الإنسانية ، المسار العلمي بالمزاحمية ) ، كما تتيح الخدمة الثانية للطالب الذي تم تخصيصه بعد إكمال السنة التحضيرية طلب التخصيص في تخصص أو كلية أخرى.

من جانب آخر، تم تطوير خدمة الاعتذار عن مقرر عبر بوابة النظام الأكاديمي من خلال إجراء بعض التعديلات التي تتيح للطالب الاعتذار عن مقرر لمن سيقلُّ العبء الدراسي لديه عن 12 ساعة بعد الاعتذار، وهذه الخدمة تتيح للطالب طلب الاعتذار عن مقرر أو اثنين عن طريق البوابة (حيث اقتصرت هذه الخدمة سابقاً على من لن يقل تسجيله عن 12 ساعة بعد الاعتذار). كما تم اكتمال خدمة إظهار فترات الاختبارات للمقررات المسجلة للطالب على بوابة النظام الأكاديمي، خلافاً لما كان يحصل سابقاً في الكليات، حيث تطبع أوقات ومواعيد الاختبارات قبيل فترة الاختبارات.

و من ضمن الخدمات الجديدة، تم تفعيل خدمة طلب فرصة إضافية للدراسة، عن طريق البوابة للمفصولين أكاديمياً لتجاوز المدة النظامية للدراسة أو للحصول على إنذارات أو لكلا السببين.  و قد اتاحت هذه الخدمة لمتخذ القرار (عميد الكلية) الاطلاع على الطلبات المقدمة و البت فيها إلكترونياً وفق الشروط العامة لمنح الفرصة الإضافية. كما تم بحمد الله إتاحة خدمة طلب إعادة القيد وذلك للطالب المنسحب أو المطوي قيده أو المنقطع. و قد ساهمت هاتين الخدمتين تحديداً في اختصار الكثير من الوقت و الجهد المبذول سابقاً في المراسلات الورقية و تأخر اتخاذ القرار و التسجيل للطالب. 

إضافة إلى ما تقدم ، فقد تم توفير عدد من التعاريف و الإفادات التي يتكرر طلبها من الطلاب و الطالبات مباشرة عبر حساب الطالب في بوابة النظام الأكاديمي مثل طلب التحويل إلى جامعة أخرى، أو إفادة بتحديد المستوى الدراسي باللغتين العربية والإنجليزية، بالإضافة إلى نموذج تعريف للطالب، و إشعار قبول طالب.

ومن ضمن الخدمات النوعية الجديدة التي دشّنتها العمادة مؤخراً "خدمة خريج"، والتي تتيح لخريجي الجامعة الراغبين في إيصال وثيقة التخرج والسجل الأكاديمي إلى عنوانه الوطني المسجل لدى البريد السعودي و ذلك عبر خدمة البريد السعودي (واصل) بعد سداد الرسوم من خلال حساب الطالب على بوابة النظام الأكاديمي. الجدير بالذكر أن العمادة توفر خدمة التحقق من صحة السجل الأكاديمي و صحة وثيقة التخرج إلكترونياً للجميع عن طريق خدمة خاصة بذلك في بوابة النظام الأكاديمي .

ثالثاً : خدمات جديدة للكليات:

تم بحمد الله تفعيل خدمة اعتماد رئيس القسم لكشوفات الرصد بعد تثبيت المحاضر لدرجات الشعبة آلياً ، و هي من الخدمات الهامة جداً و التي ستغني عن قيام عضو هيئة التدريس بطباعة كشف الرصد لشعب المقررات التي يقوم بتدريسها و من ثم اعتمادها من رئيس القسم و أخيراً ارسالها لعمادة القبول والتسجيل، حيث تتيح هذه الخدمة الاعتماد الالكتروني لكشوف الرصد من قبل رئيس القسم و وصولها إلكترونياً لعمادة القبول للاعتماد النهائي و من ثم ظهوره النتائج بشكل أسرع للطلاب.  وفي هذا الإطار، فقد تم إضافة خدمة التحقق من المستخدم وذلك بإرسال رسالة تحقق لرقم جوال المحاضر عند تثبيت درجات شعبته، لرفع مستوى الأمان في عملية الرصد.

كما تم توفير خدمة جديدة لعميد الكلية يتمكن من خلالها من تفعيل المستخدمين للنظام الأكاديمي من وكلاء الكلية و رؤساء و وكيلات الأقسام الكلية و تحديد فترات تكليفهم لمنحهم الصلاحيات اللازمة على النظام الأكاديمي.

رابعاً : خدمات الكترونية تحت التطوير:

إضافةً لما سبق، فإن عمادة القبول والتسجيل تعكف على تفعيل عدد من الخدمات الهامة و التي سيتم تدشينها قريباً بإذن الله، مثل خدمة طلب إعادة التصحيح، و التي تتيح للطالب الاعتراض على نتيجة مقرر وفق الضوابط المحددة في لائحة الدراسة و الاختبارات للمرحلة الجامعية. كما سيتم قريباً إتاحة طلب التحويل بين كليات الجامعة، و بين أقسام الكلية الواحدة عبر بوابة النظام الأكاديمي، وفق ضوابط التحويل المقرة من قبل مجالس الكليات.  كما سيتم في القريب العاجل خدمة تعديل نتيجة طالب بحيث يستطيع محاضر أي مقرر تعديل نتيجة أي طالب بشكل آلي و بالاستغناء عن الكشوفات الورقية. إضافة لما تقدم يتم الآن دراسة عدد من الخدمات الجديدة و هي : خدمة الانسحاب من الجامعة ، خدمة المعادلات الخارجية ، خدمة الطالب الزائر ، خدمة التحويل الخارجي ، خدمة المعادلات الداخلية.

و أختتم الدكتور آل صقر تصريحه بحمد الله و الثناء عليه على ما يسر تنفيذ هذا التطوير ، و قال إن هذه الأعمال التطويرية جاءت بناءً على توجيهات كريمة من معالي مدير الجامعة الأستاذ الدكتور بدران العمر و سعادة وكيل الجامعة للشؤون التعليمية و الأكاديمية الدكتور عبدالعزيز العثمان ، للرقي بمستوى الخدمات المقدمة للطلاب و الطالبات خاصة وبقية المستفيدين عامة. و أشار سعادته إلى أن هذا الإنجاز لم يكن ليتحقق بعد توفيق الله إلا بجهود مخلصة و عطاءٍ غير محدود من إدارة العمادة و منسوبيها من زملاء و زميلات عملوا بجد و اخلاص للوصول هذه النتيجة الطيبة بحمد الله و أثنى عميد القبول و التسجيل في نهاية تصريحه بقيادة فريق التطوير المتميز.