إطلاق نظام الاتصالات الإدارية المطور بحلته الجديدة (ديوان بلس).

في خطوة استراتيجية تعكس ريادة الجامعة في تبني أحدث النظم التقنية وتجسد ملامح التحول الرقمي الشامل، أعلنت عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات -ممثلة بوحدة النظام المالي والإداري- عن إطلاق نظام الاتصالات الإدارية المطور بحلته الجديدة (ديوان بلس). ويمثل هذا النظام نقلة نوعية في إدارة وتدفق المعاملات بفضل أتمتة كافة الإجراءات والعمليات الإدارية بنسبة 100%، وتطوير حزمة واسعة من الآليات الذكية التي تسهم بشكل مباشر في تسريع إنجاز المعاملات وتتبعها بدقة متناهية بين مختلف الإدارات والأقسام، مع تطبيق أعلى معايير الحماية والأمن السيبراني لضمان سرية المعلومات وبناء بيئة عمل خالية تماماً من الورق.

وتأكيداً على حجم هذا المشروع الضخم وجاهزية البنية التحتية لتشغيله، شهدت مرحلة الإطلاق تدشيناً لمنظومة تدريبية وتوعوية مكثفة؛ حيث عقدت العمادة 32 ورشة عمل تدريبية متخصصة تنقلت بين المدينة الجامعية للطلاب، والمدينة الجامعية للطالبات، والمدينة الطبية (مستشفى الملك خالد الجامعي، مستشفى الملك عبدالعزيز الجامعي). وقد استهدفت هذه الورش تأهيل و نحو 2000 متدرباً ومتدربة مسجلين يمثلون أكثر من 90 جهة إدارية داخل المنظومة الجامعية.

ويأتي نظام (ديوان بلس) ليخدم قاعدة مستخدمين ضخمة تتجاوز 10,000 مستخدم، بقدرة تشغيلية هائلة تستوعب معدل [أدخل الرقم] معاملة صادرة يومياً، وإنجاز [أدخل الرقم] إحالة بدقة وكفاءة عالية.

ولضمان استدامة التميز التشغيلي وتوفير تجربة مستخدم سلسة، يعمل فريق دعم تقني متخصص على مدار الساعة (24/7) للاستجابة الفورية لكافة الاستفسارات وتقديم الحلول الفنية اللازمة للمستفيدين عبر قنوات الاتصال الهاتفي أو البريد الإلكتروني. وتزامن مع هذا الإطلاق حملة اتصالية موسعة شملت الشاشات الإعلامية في ردهات الجامعة، والرسائل البريدية الجماعية، والإعلان على الهواتف الشبكية، فضلاً عن إتاحة كافة المواد التدريبية رقمياً على الموقع الإلكتروني للنظام، مع استمرار العمل حالياً على تطوير برنامج تدريبي متكامل ومستدام عبر منصة التدريب الإلكتروني التابعة للعمادة.

وفي ختام هذا الإنجاز، أعربت عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات عن بالغ شكرها وتقديرها لجهود فريق العمل الاستثنائية التي تقف وراء هذا النجاح الكبير. كما توجهت العمادة بعبارات الثناء والتقدير للجهات الشريكة التي أسهمت في تمكين نجاح الورش التدريبية من خلال استضافة المدرجات والقاعات، وهي: (كلية إدارة الأعمال، كلية العلوم، إدارة العلاقات العامة، والمدينة الطبية)، مثمنةً هذا التكامل النموذجي الذي يصب في مصلحة رفعة الجامعة وتطوير منظومتها الرقمية.